Depuis 10 ans, notre association a organisé bon

Depuis 10 ans, notre association a organisé bon nombre d'ateliers et nous avons participer à un bon nombre de crops lors de cette période. Aujourd'hui, grâce à cette expérience, il nous tient à coeur de rédiger une charte associative, afin de définir et rappeler le cadre des relations qui lie notre association, les animateurs intervenants et les participantes à ces ateliers.

Nous tenons à remercier toutes les associations de scrap avec qui nous avons partager ce projet et qui ont participé à la réflexion et la rédaction de ce document.                  

CHARTE ASSOCIATIVE

 L’association s’engage vis-à-vis de l’animateur à :

• Proposer une offre claire par mail ou par courrier en mentionnant la date, le nombre estimé de participantes (fourchette basse et haute), la durée de l’atelier, le type de projet (mini album, home déco, page …), la possibilité de prise en charge par l’association du transport et des transferts, de l’hébergement et des repas ou dans le cas contraire l’intégration dans le forfait.
• En accord avec les deux parties un acompte de 30 % peut être avancé 3 mois avant l’événement afin de faire face aux frais d’achat de kits, sur demande de l’animateur.
• A organiser  l’événement avec la fourniture de tables, chaises, prise électriques etc … mais aussi prise en charge des inscriptions, organisation des repas, ambiance etc …
• A payer par chèque le jour de l’événement en respectant les engagements pris en amont.
• A communiquer à posteriori le ressenti des participantes sur son projet et travail d’animation.
• Ces ateliers de loisirs créatifs sont destinés, sauf exception, à un public d’adultes voir d’adolescents de plus de 15 ans. Nous ne souhaitons pas la présence d’enfants lors de ces ateliers pour le respect de la tranquillité des participants.

Les animateurs s’engagent à :

• Communiquer à l’association minimum 3 semaines avant l’événement les éléments suivants : 3 visuels du projet, la liste du matériel nécessaire à sa réalisation, les techniques utilisées, le combo de couleurs, le nombre et le format des photos, ainsi que la liste du matériel  et outils qui doivent être mis à disposition des participants par l’association. Un délai de 2 mois serait très apprécié.
• Envoyer les kits et tuto avec les visuels de l’ensemble du projet à l’association au moins 10 jours avant l’événement par La Poste ou par transporteur à l’adresse convenue par les deux parties.
• Présenter aux participants un projet fini et complet.
• S’organiser pour que la partie structure ne représente pas plus d’un tiers du temps imparti pour l’atelier.
• Identifier et accompagner les participantes débutantes dans les apprentissages techniques .
• Etre disponible, agréable vis-à-vis des personnes présentes et à donner accès à son projet pour consultation et prise de photos.
• A fournir une fiche technique du projet avec les dimensions.
•  A envoyer à l’association l’ensemble des visuels en PDF pour envoi aux personnes absentes.
• Proposer un kit complet et garni à la hauteur du prix négocié pour l’intervention.
• L’animateur s’engage à mettre tout en œuvre pour être présent lors de l’atelier. Seuls les raisons médicales ou catastrophes naturelles peuvent être invoquées. Pour les raisons de transport, l’animateur doit engager toutes solutions possibles assurant sa présence lors de l’événement.

En cas d’absence de l’animateur, plusieurs solutions sont possibles :

• Si cela est suffisamment tôt, remplacement par un autre animateur
• Animation de l’atelier prévu (projet et kit) par un membre de l’association. Dans ce cas, une remise de 50 % sur la somme convenue est appliquée.
• Achats des kits par l’association 7 à 20 € selon le type d’atelier.

L’association s’engage vis-à-vis des participantes à :

• Favoriser dans un premier temps les inscriptions des adhérentes
• Enregistrer les inscriptions seulement après réception des courriers contenant le bulletin d’inscription dument rempli et les règlements
• De communiquer sur son blog et/ou page Facebook l’arrêt des inscriptions si l’atelier est complet
• De communiquer aux participantes par mail ou via sa page Facebook l’enregistrement de leur inscription
• Etre à jour pour son assurance
• En cas d’absence pour une raison réelle et sérieuse d’une participante de rembourser la réservation dans sa totalité sur justificatif ou lui proposer l’envoi des kits, visuels et tuto de l’atelier avec une participation au frais de port de 10 €.  
• A communiquer sur son blog minimum deux semaines avant l’événement  la préparation de l’atelier avec des visuels, combo, nombre et format des photos, matériel à apporter
• D’apporter tout le long de la journée un appui sur l’organisation, boissons
  • Mettre à disposition une salle appropriée par rapport à la dimension de la crop avec un espace suffisant pour la mise en œuvre des ateliers

Le participantes s’engagent à :

• A envoyer leur inscription par courrier en précisant au dos de ses chèques le mois d’encaissement
• Participer à l’organisation du déjeuner en apportant un plat selon l’organisation de l’association
• Respecter le matériel mis à leur disposition par l’association et l’animateur en procédant à un nettoyage systématique des outils
• Ne pas voler ce matériel propriété de l’association ou de l’animateur. Dans ce cas, une plainte pourra être déposée.
• Ne pas mobiliser le projet  et le matériel afin d’en faire profiter l’ensemble du groupe
• Respecter les règles de savoir vivre vis à vis des autres participantes, animateur ou membres de l’association ; Tout conflit doit être réglé en marge de l’événement pour ne pas lui nuire.
• Etre présente lors de l’atelier
• Demander l’autorisation à l’association de venir accompagné d’un enfant. Le matériel mis à disposition pour l’atelier ne pourra pas être manipulé par l’enfant dans ce cas.
• Profiter des boutiques éventuellement présentes en dehors des heures d’atelier afin de respecter le travail de l’animateur
• En cas d’absence de communiquer à l’association la raison et justificatif d’absence pour un remboursement ou le choix de l’envoi du kit, tuto et visuels 
• En cas de désaccord avec la qualité de l’atelier, d’émettre seulement par mail à posteriori à l’association ses remarques et critiques constructives.
• De respecter les régles de savoir vivre en  prenant en compte le travail des membres bénévoles de l’association